Assessment de TI — Funcesi

01 — Direcionamento Estratégico

Resumo Executivo para a Diretoria

Visão consolidada dos principais achados e recomendações estratégicas para apresentação à Alta Liderança.

2.71

Nota Suporte Admin.

85%

Tempo em Operação (Run)

60%

TOTVS Subutilizado

Comitê de TI / PDTI

📋 Diagnóstico Geral

O Assessment de TI da Funcesi, conduzido em novembro de 2025 com 55 colaboradores chave de 4 segmentos distintos, revela uma instituição que possui uma base tecnológica razoável, mas significativamente subutilizada e desalinhada com as necessidades estratégicas. A percepção da TI como prestadora de serviços reativos — e não como parceiro estratégico — é unânime entre a Alta Liderança e os setores usuários.

O principal ativo tecnológico da instituição, o TOTVS RM, opera com apenas uma fração de seu potencial, não por limitação técnica, mas pela perda de profissionais qualificados, ausência de treinamento contínuo e falta de um roadmap de aproveitamento das funcionalidades disponíveis. A infraestrutura de rede, gerenciada pela Dr. Redes, é tecnicamente competente, porém com lacunas claras de cobertura WiFi em horários de pico e em prédios específicos ("prédio verde", "prédio azul").

O maior gargalo identificado não é tecnológico: é organizacional. A ausência de governança de TI, de SLA funcional, de gestão de portfólio de projetos e de comunicação proativa com os usuários cria um ciclo vicioso de demandas emergenciais, baixa confiança e paralisia estratégica.

⚠️ Principais Problemas Identificados

SLA de Suporte inoperante: Chamados abertos há meses/anos sem resolução ou feedback. Setores administrativos com satisfação média de 2.2/5.
WiFi instável em horários de pico e locais específicos: Impacta diretamente aulas e atividades interativas. Alunos reclamam à coordenação.
TOTVS subutilizado e burocrático: Muitos processos manuais que o próprio sistema poderia automatizar. Falta de treinamento e de um analista dedicado ao acadêmico.
Ausência total de governança de TI: Sem PDTI, sem Comitê de TI, sem KPIs, sem gestão de portfólio. TI reage em vez de planejar.
Clínica Escola sem sistema de gestão: Controle de agenda/prontuários em planilhas Excel. Risco alto com expansão para medicina.
Equipe de TI subdimensionada: 2 analistas para toda a instituição, 85% do tempo em operação, 0% em inovação real.
LGPD com conformidade incipiente: Treinamento realizado em 2022, sem atualização. Gestão de LGPD sem responsável fixo.
Parque tecnológico envelhecido: Máquinas com Windows 7, i3/i5 de 2ª geração, travamentos frequentes afetando produtividade.

🎯 Recomendações Estratégicas para a Diretoria

Criar Comitê de TI com periodicidade quinzenal: Envolvendo Reitoria, Diretoria Administrativa e Coordenador de TI. Primeiro passo para o alinhamento estratégico.
Reformular o SLA e o processo de suporte: Implementar SLA por criticidade com visibilidade para o solicitante. Definir analista de referência por segmento (acadêmico vs. administrativo).
Priorizar a informatização da Clínica Escola: Risco institucional e de crescimento imediato com a expansão das clínicas médica e de psicologia.
Ampliar a cobertura WiFi: Eliminar pontos cegos e reforçar capacidade nos horários de pico — impacto direto na percepção de qualidade pelos alunos.
Investir em treinamento TOTVS: Um analista dedicado ao módulo acadêmico pode reduzir em até 60% as intervenções manuais na Secretaria Acadêmica.
Ampliar a equipe de TI interna: A contratação de ao menos 1 analista sênior de sistemas e 1 analista júnior dedicado ao acadêmico é urgente para sustentar o crescimento.
Iniciar implantação de BI gerencial: A Diretoria não possui dados em tempo real para tomada de decisão. Dashboards simples de matrículas e evasão já seriam transformadores.
Retomar programa de LGPD: Com o curso de Medicina em expansão e dados clínicos envolvidos, a exposição de risco da instituição é alta.

02 — Consolidação

10 Macro Temas Identificados

Agrupamento temático dos problemas e oportunidades identificados em todos os setores participantes do Assessment.

📡

● Crítico

Infraestrutura & Conectividade

WiFi instável em horários de pico e prédios específicos (verde, azul). 30-40% dos switches ainda são 10/100. 50% dos roteadores WiFi em 2GHz. Parque de computadores envelhecido (Windows 7, i3/i5 de 2ª-4ª geração). Nobreak principal com 20 anos de uso.

Rede WiFi Hardware Energia

🖥️

● Crítico

Suporte & Atendimento de TI

SLA inoperante. Chamados abertos por meses sem feedback. Satisfação administrativa: 2.2/5. Usuários evitam abrir chamados por falta de expectativa de retorno. Conhecimento concentrado no Coordenador. Sem cobertura no período noturno.

SLA Chamados Feedback

🏛️

● Alto

Governança & Estratégia de TI

Sem PDTI formalizado. Sem Comitê de TI. Sem KPIs de TI. Orçamento insuficiente e sem divisão clara. TI operando 85% do tempo em manutenção vs. 15% em inovação. Priorização de demandas sem metodologia. Alta Liderança não consulta TI em decisões estratégicas.

PDTI KPIs Estratégia

⚙️

● Alto

TOTVS — Uso & Integração

Sistema subutilizado pela perda de profissionais qualificados. Lentidão recorrente. Módulos usados de forma fragmentada. Integração ERP-Acadêmico parcialmente manual. Relatórios inconsistentes. TOTVS on-premise com plano de migração para nuvem pendente.

ERP Integração Performance

🤖

● Médio

Automação de Processos

Processos críticos manuais: rematrícula, pedidos de compra (impressos), folha de pagamento, ponto, emissão de documentos, requerimentos acadêmicos. 30-60% do tempo de colaboradores dedicado a tarefas repetitivas. Secretaria processa 100+ requerimentos/dia manualmente.

RPA Workflow Digital

🎓

● Médio

Experiência do Aluno & Portal

Aluno ainda depende de presença física para documentos básicos. Portal funcional mas com lacunas de usabilidade. Sem chatbot/atendimento automatizado 24/7. AVA (Moodle) considerado interface obsoleta por docentes. Inconsistências de dados causam insegurança institucional.

Portal Chatbot Retenção

📊

● Médio

BI & Inteligência Gerencial

Diretoria sem acesso a dados em tempo real. Relatórios gerenciais lentos e inconsistentes. Nenhum setor usa BI ou analytics formalmente. Decisões baseadas em planilhas Excel. Dados de matrículas, evasão e desempenho acadêmico não disponíveis em formato gerencial.

Power BI Analytics KPIs

🔒

● Médio

Segurança & Conformidade LGPD

Infraestrutura de segurança tecnicamente boa (Dr. Redes). Porém, política formal interna ausente. Treinamento de LGPD somente em 2022. Responsabilidade difusa (saída do profissional de direito). Com dados clínicos da medicina, exposição aumenta significativamente.

LGPD Política Treinamento

🏥

● Alto

Sistemas Especializados & Clínica

Clínica Escola opera com agenda em Excel — sem sistema de gestão de pacientes, prontuários ou integração com SUS/BPA/CIHA. Expansão para medicina e psicologia iminente. SAJ (Núcleo Jurídico) sem software de controle de processos e prazos. Biblioteca sem sistema integrado moderno.

Clínica Prontuário SAJ

🧠

● Médio

Capacitação & Maturidade Digital

Alta Liderança classifica maturidade digital como médio-baixo. Equipe de TI sem capacitações regulares. Usuários resistentes a mudanças. Conhecimento concentrado em pessoas específicas (Coordenador de TI, Dr. Redes). Necessidade de programa estruturado de upskilling institucional.

Treinamento Cultura Gestão do Conhecimento

03 — Análise por Setor

Mapa de Calor — Problema × Setor

Intensidade de impacto de cada problema por segmento institucional, baseada na frequência e gravidade das menções no Assessment.

Problema / Tema	🖥️ Setor TI	👔 Alta Liderança	📋 Administrativo	🎓 Acadêmico
WiFi / Conectividade	Médio	Alto	Médio	Crítico
Hardware Obsoleto	Alto	Alto	Médio	Alto
TOTVS — Performance & Uso	Médio	Alto	Crítico	Alto
Suporte TI / SLA / Feedback	Médio	Crítico	Crítico	Alto
Governança / PDTI / KPIs	Crítico	Crítico	Médio	Baixo
Automação de Processos	Médio	Alto	Crítico	Alto
LGPD / Segurança	Alto	Alto	Médio	Médio
Portal do Aluno / Exp. Digital	Baixo	Alto	Médio	Alto
BI / Relatórios Gerenciais	Médio	Crítico	Crítico	Médio
Equipe TI Subdimensionada	Crítico	Crítico	Alto	Alto
Sistemas Especializados (Clínica/SAJ)	Alto	Alto	Crítico	Alto
Capacitação Digital / Maturidade	Crítico	Alto	Médio	Médio

Baixo — menções isoladas

Médio — menções recorrentes

Alto — impacto significativo

Crítico — impacto operacional / estratégico

Satisfação com TI por Setor (escala 1-5)

Distribuição de Problemas Críticos por Setor

04 — Priorização

Matriz de Impacto × Esforço

Posicionamento estratégico das principais iniciativas para orientar a sequência de execução do Projeto Fluir. Passe o cursor sobre cada iniciativa para detalhes.

⚡ Quick Wins

🚀 Projetos Estratégicos

📦 Baixa Prioridade

⚠️ Avaliar ROI

← Baixo Esforço Alto Esforço →

← Baixo Impacto Alto Impacto →

SLA

Reformular SLA

WiFi

Ampliar WiFi

LGPD

Treinamento LGPD

KPIs

KPIs de TI

Docs

Emissão digital docs

Clínica

Sistema Clínica Escola

TOTVS

TOTVS Full Deploy

Gov

Comitê de TI

EAD

Infraestrutura EAD

Equipe

Ampliar equipe TI

BI Gerencial

Inv

Inventário Ativos

SAJ

Software SAJ

Cloud

TOTVS Cloud

M365

Microsoft 365

Chat

Chatbot IA Aluno

Quick Win

Projeto Estratégico

Urgente/Crítico

Baixa Prioridade

05 — Projeto Fluir

Top 10 Iniciativas Prioritárias

Ranking das iniciativas de maior impacto estratégico para a Funcesi, considerando urgência, frequência de menção e alinhamento com os objetivos institucionais de crescimento.

Reformulação do Modelo de Suporte e SLA de TI

Implantar SLA por criticidade (P1-P4) com visibilidade em tempo real para o solicitante, canal de comunicação proativo e designação de analista de referência por segmento (acadêmico vs. administrativo). Resolver o principal driver de insatisfação institucional com TI.

Curto Prazo Score: 94/100

Expansão e Estabilização da Rede WiFi Campus

Eliminação dos pontos 2GHz restantes (50% dos roteadores), instalação de APs adicionais nos prédios verde e azul, balanceamento de carga em horários de pico, segmentação dedicada para laboratórios. Impacta diretamente a qualidade de ensino e a percepção do aluno.

Curto Prazo Score: 91/100

Sistema de Gestão da Clínica Escola

Implementar software especializado para gestão de pacientes, prontuários eletrônicos, agenda e integração com BPA/CIHA. Urgente com a expansão das clínicas de medicina e psicologia. Elimina controle em planilhas Excel e viabiliza faturamento SUS/UNIMED/PASA correto.

Médio Prazo Score: 90/100

Implantação de Governança de TI (Comitê + PDTI)

Criar Comitê de TI com participação da Reitoria e Diretoria, periodicidade quinzenal. Elaborar PDTI com roadmap 12-24 meses. Instituir gestão de portfólio de projetos com priorização transparente. Transformar TI de centro de custo em parceiro estratégico.

Curto Prazo Score: 88/100

Ampliação e Reestruturação da Equipe de TI

Contratar pelo menos 1 Analista Sênior de Sistemas e 1 Analista dedicado ao Acadêmico. Reestruturar a equipe dos laboratórios com acesso restaurado ao servidor. Reduzir a dependência de um único profissional com o conhecimento crítico do TOTVS.

Médio Prazo Score: 87/100

TOTVS — Capacitação, Otimização e Ativação de Módulos

Programa estruturado de treinamento TOTVS por perfil de usuário. Ativação de funcionalidades não utilizadas (cotação online, automatização de requerimentos, relatórios dinâmicos). Avaliação de migração para cloud. Reduz retrabalho e elimina processos manuais críticos.

Médio Prazo Score: 86/100

Portal do Aluno — Autoatendimento Digital 360°

Habilitar emissão automática de declarações, históricos e documentos acadêmicos diretamente no portal. Digitalizar requerimentos físicos. Implementar acompanhamento de status em tempo real. Reduzir comparecimento presencial e liberar equipe da Secretaria para atividades estratégicas.

Médio Prazo Score: 83/100

Dashboards de BI Gerencial para a Diretoria

Implantar Power BI com visões de matrículas, evasão, desempenho acadêmico, fluxo de caixa e indicadores de atendimento. Dados em tempo real para a Diretoria tomar decisões com segurança. Integração com TOTVS e demais fontes de dados institucionais.

Médio Prazo Score: 80/100

Chatbot com IA para Atendimento 24/7 ao Aluno

Implementar chatbot via WhatsApp/Portal integrado ao TOTVS para responder dúvidas de matrículas, documentos, prazos e notas de forma instantânea. Reduz carga da Secretaria, melhora experiência do aluno e contribui para a retenção. Iniciativa citada por múltiplos respondentes.

Longo Prazo Score: 78/100

Programa de Conformidade LGPD e Segurança Digital

Retomar e formalizar programa de LGPD com responsável dedicado. Treinamento anual para todos os colaboradores. Política interna de Segurança da Informação formalizada. DRP testado regularmente. Risco aumentado com dados clínicos do curso de Medicina em expansão.

Curto Prazo Score: 76/100

06 — Roadmap de Execução

Backlog Priorizado de Melhoria

Lista completa de iniciativas ordenadas por score de prioridade (Impacto × 3 + Urgência × 2 + Viabilidade). Horizonte de execução em 24 meses.

#	Iniciativa	Macro Tema	Setor(es)	Horizonte	Score
BL-01	Reformulação SLA e Suporte de TI Chamados por criticidade, analistas de referência por segmento	Governança	Todos	0-3 meses	94
BL-02	Expansão WiFi Campus APs nos prédios verde/azul, migrar 2GHz para 5GHz/6GHz	Infraestrutura	Acadêmico	1-3 meses	91
BL-03	Sistema de Gestão da Clínica Escola Prontuário eletrônico, agenda, BPA/CIHA, SUS/planos	Sistemas	Administrativo	3-8 meses	90
BL-04	Comitê de TI e Elaboração do PDTI Governança formal, roadmap 24 meses, portfólio de projetos	Governança	Liderança + TI	0-2 meses	88
BL-05	Ampliação da Equipe Interna de TI +1 Analista Sênior, +1 Analista Acadêmico, reestruturação lab	Governança	TI	3-6 meses	87
BL-06	TOTVS — Treinamento e Ativação de Módulos Capacitação por perfil, cotação online, relatórios, requerimentos	Sistemas ERP	Admin + Acadêmico	2-8 meses	86
BL-07	Modernização do Parque de Computadores Substituição de máquinas i3/i5 legadas, retirada do Windows 7	Infraestrutura	Admin + Acadêmico	6-12 meses	84
BL-08	Portal do Aluno — Autoatendimento Digital Documentos digitais, requerimentos online, status tracking	Exp. Aluno	Acadêmico	4-9 meses	83
BL-09	BI Gerencial — Dashboards para Diretoria Power BI com matrículas, evasão, financeiro, TI (integrado TOTVS)	Analytics	Liderança	6-12 meses	80
BL-10	Programa LGPD e Política de Segurança Responsável dedicado, treinamento anual, política formal, DRP	Segurança	Todos	1-4 meses	76
BL-11	Chatbot com IA — Atendimento 24/7 ao Aluno WhatsApp/portal integrado ao TOTVS, FAQ inteligente, matrícula	Exp. Aluno	Acadêmico	12-24 meses	78
BL-12	Automatização de Processos RH (Ponto Digital) Ponto eletrônico digital, férias, movimentação pessoal online	Automação	Administrativo	4-8 meses	72
BL-13	Infraestrutura para Expansão EAD AVA modernizado, capacidade de streaming, plataforma escalável	Infraestrutura	Acadêmico	8-18 meses	70
BL-14	Software para Núcleo Jurídico (SAJ) Gestão de processos, prazos, publicações PJE/EPROC	Sistemas	Acadêmico	6-12 meses	65
BL-15	Microsoft 365 / Office 365 Corporativo Substituição Gmail+Rocket.Chat, file server nuvem, Teams ativo	Infraestrutura	Todos	12-18 meses	63
BL-16	Sistema para Biblioteca (Bibliotheca/integrado) Atendimento informatizado, acervo digital, relatórios	Sistemas	Acadêmico	12-18 meses	58
BL-17	Migração TOTVS para Nuvem Fase pós-ativação, ciclo de vida dos servidores físicos	Sistemas ERP	Todos	18-24 meses	55
BL-18	Controle de Acesso ao Laboratório via Sistema Gestão de entrada/saída de alunos, agenda de práticas integrada	Automação	Acadêmico	12-24 meses	50

Curto Prazo (0-4 meses)

Médio Prazo (4-12 meses)

Longo Prazo (12-24 meses)

Funcesi · Projeto Fluir

Assessment Diagnóstico
Centro Universitário Funcesi

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